A تصمیم‌سازی مبتنی بر داده - آزمایشگاه خط مشی و حکمرانی govlab
کد A | گذار از تصمیم‌سازی شهودی به تصمیم‌سازی مبتنی بر داده
مسئله چیست؟
بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها و نهادهای مدنی، مسائل خود را نه بر پایه تصویری دقیق از واقعیت، بلکه بر اساس تجربه‌های فردی، برداشت‌های مدیریتی، گزارش‌های پراکنده، صدای بلندتر برخی ذی‌نفعان یا فوریت‌های روزمره تشخیص می‌دهند و اولویت‌بندی می‌کنند. در چنین وضعی، ممکن است یک مسئله به دلیل دیده‌شدن بیشتر، اهمیت بیشتری از واقعیت پیدا کند و در مقابل، مسئله‌ای که داده‌ای درباره آن جمع‌آوری نشده یا نشانه‌هایش کمتر آشکار است، اساساً دیده نشود.
این مسئله فقط به موضوعات بیرونی سازمان محدود نیست. یک دستگاه دولتی ممکن است درباره گروه‌های هدف، کیفیت خدمت‌رسانی یا اثربخشی یک برنامه، تصویری ناقص داشته باشد. یک شرکت خصوصی ممکن است تصمیم‌های مهم خود درباره بازار، مشتری، فروش، بهره‌وری یا زنجیره تأمین را بدون تحلیل کافی اتخاذ کند. یک سازمان مردم‌نهاد نیز ممکن است نتواند با دقت تشخیص دهد منابع محدودش را باید بر کدام گروه، منطقه یا مسئله متمرکز کند. در سطح درونی سازمان نیز موضوعاتی مانند فرسودگی نیروی انسانی، ترک خدمت، نابرابری فرصت‌ها، ناکارآمدی فرایندها، گلوگاه‌های اجرایی و کیفیت خدمات، اغلب بر اساس شهود ارزیابی می‌شوند نه شواهد منظم.
تصمیم‌سازی شهودی لزوماً بی‌ارزش نیست؛ تجربه مدیران و شناخت عملی آنان بخشی مهم از فهم مسئله است. اما هنگامی که تجربه جای داده، سنجش و تحلیل را بگیرد، سازمان در معرض خطاهای نظام‌مند قرار می‌گیرد: تمرکز بر نشانه‌ها به جای علت‌ها، تعمیم تجربه‌های محدود، نادیده‌گرفتن گروه‌های کم‌صدا، واکنش‌های کوتاه‌مدت، تخصیص نادرست منابع و ناتوانی در سنجش نتایج تصمیم‌ها.
مسئله اصلی در اینجا فقدان داده به‌تنهایی نیست؛ مسئله آن است که سازمان هنوز سازوکار مشخصی برای تبدیل داده‌های موجود و قابل دسترس به شناخت، اولویت‌بندی، تصمیم و یادگیری ندارد.
راه‌حل آزمایشگاه
آزمایشگاه خط‌مشی و حکمرانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیم‌سازی خود را به‌تدریج از اتکای صرف بر شهود و گزارش‌های پراکنده، به تصمیم‌سازی مبتنی بر داده، شواهد و یادگیری مستمر تبدیل کنند.
این مسیر از خرید یک نرم‌افزار یا ساخت یک داشبورد آغاز نمی‌شود. نقطه شروع، فهم دقیق سازمان است: سازمان برای چه تصمیم‌هایی مسئول است، چه گروه‌هایی از تصمیم‌های آن اثر می‌پذیرند، چه داده‌هایی هم‌اکنون در اختیار دارد، چه داده‌هایی تولید می‌شوند اما استفاده نمی‌شوند، و کدام پرسش‌های کلیدی هنوز بی‌پاسخ مانده‌اند.
آزمایشگاه سپس با ترکیب تشخیص سازمانی، طراحی زیرساخت داده، توانمندسازی نیروی انسانی و تولید ابزارهای تصمیم‌یار، به سازمان کمک می‌کند تا ظرفیت درونی خود را برای رصد مسئله، تحلیل داده و ارزیابی تصمیم‌ها تقویت کند.
سازمان شما چه تصمیم‌هایی را امروز بر پایه شهود می‌گیرد که می‌تواند با داده، شواهد و تحلیل بهتر گرفته شود؟
مسیر حل مسئله
A1. ایجاد آگاهی و شکل‌دهی به نگاه داده‌محور
در نخستین گام، هدف ایجاد درک مشترک در میان مدیران و تصمیم‌گیران درباره اهمیت داده در تصمیم‌سازی است. در این مرحله، سازمان با مفاهیم پایه تصمیم‌سازی مبتنی بر داده، تفاوت آن با تصمیم‌سازی شهودی، و پیامدهای هر یک آشنا می‌شود.
این فرایند معمولاً از طریق جلسات مشاوره، گفتگوهای مدیریتی و کارگاه‌های آگاهی‌بخش انجام می‌شود و به سازمان کمک می‌کند تا ضرورت این گذار را درک کند.
خدمات این بخش شامل شکل‌گیری درک مشترک از مسئله در سطح مدیران، شناسایی اولیه نقاط ضعف در تصمیم‌سازی فعلی، و ایجاد انگیزه برای حرکت به سمت استفاده از داده است.
A2. تشخیص سازمان و صورت‌بندی مسئله‌ها از منظر داده
در این مرحله، تمرکز بر شناخت سازمان از زاویه تصمیم‌گیری است: چه تصمیم‌هایی گرفته می‌شود، چه اطلاعاتی برای آن‌ها استفاده می‌شود، و چه خلأهایی وجود دارد.
هدف این است که سازمان بتواند مسائل خود را در قالب پرسش‌های قابل سنجش و مبتنی بر داده صورت‌بندی کند.
خدمات این بخش شامل نقشه تصمیم‌های کلیدی سازمان، بازتعریف مسائل به‌صورت پرسش‌های داده‌محور، و شناسایی حوزه‌هایی که بیشترین نیاز به داده دارند می باشد.
A3. شناسایی ظرفیت‌ها و شکاف‌های داده‌ای
در این مرحله، بدون ورود به طراحی یا پیاده‌سازی زیرساخت، ظرفیت‌های موجود سازمان از نظر داده و اطلاعات بررسی می‌شود. این شامل شناخت داده‌های موجود، منابع بالقوه داده، و همچنین محدودیت‌ها و شکاف‌هاست. تمرکز این مرحله بر فهم وضعیت است، نه ساختن راه‌حل.
خدمات این بخش شامل تصویر کلی از وضعیت داده در سازمان، شناسایی شکاف‌های اطلاعاتی و نقاط قوت موجود، و پیشنهادهای اولیه برای بهبود استفاده از داده است.
A4. توانمندسازی مدیران و نیروی انسانی
گذار به تصمیم‌سازی مبتنی بر داده بدون تغییر در مهارت‌ها و نگرش‌ها ممکن نیست. در این مرحله، برنامه‌های آموزشی و مشاوره‌ای برای مدیران و کارکنان طراحی می‌شود تا بتوانند داده را در تصمیم‌های خود به‌کار بگیرند.
این توانمندسازی می‌تواند از مفاهیم پایه شروع شود و تا مهارت‌های کاربردی در خواندن، تفسیر و استفاده از داده ادامه یابد.
خدمات این بخش شامل ارتقای سواد داده در میان مدیران و کارشناسان، افزایش توانایی در طرح پرسش‌های داده‌محور، و شکل‌گیری هسته اولیه افراد علاقه‌مند به تحلیل داده در سازمان است.
A5. طراحی مسیر تحول به سمت تصمیم‌سازی داده‌محور
در این مرحله، بر اساس شناخت به‌دست‌آمده از سازمان، یک نقشه راه مشاوره‌ای برای حرکت به سمت تصمیم‌سازی مبتنی بر داده طراحی می‌شود. این نقشه راه مشخص می‌کند که سازمان در چه مراحلی و با چه اولویت‌هایی باید پیش برود. این مسیر می‌تواند از اقدامات ساده و کم‌هزینه آغاز شود و به‌تدریج به سمت ایجاد زیرساخت‌ها و ظرفیت‌های پیشرفته‌تر حرکت کند.
خدمات این بخش شامل نقشه راه تحول داده‌محور سازمان، اولویت‌بندی اقدامات کوتاه‌مدت و میان‌مدت، و پیشنهاد مسیرهای مختلف متناسب با ظرفیت سازمان است.
A6. مشاوره برای طراحی ساختارهای داده‌محور در سازمان
در پیشرفته‌ترین سطح این مرحله، سازمان ممکن است نیاز داشته باشد ساختار مشخصی برای تصمیم‌سازی مبتنی بر داده ایجاد کند. آزمایشگاه در اینجا نقش مشاور را ایفا می‌کند و به طراحی این ساختار کمک می‌کند، بدون آنکه خود وارد اجرا شود. این ساختار می‌تواند شامل یک واحد تحلیل داده، یک تیم تصمیم‌یار یا یک سازوکار هماهنگی میان واحدها باشد.
خدمات این بخش شامل پیشنهاد ساختار مناسب برای تصمیم‌سازی داده‌محور، تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها، و ارائه الگوهای سازمانی متناسب با اندازه و مأموریت سازمان است.
این مسئله برای سازمان‌ها و نهادهایی مناسب است که با یکی یا چند مورد از وضعیت‌های زیر روبه‌رو هستند:
- تصمیم‌های مهم آن‌ها بیشتر بر اساس تجربه و برداشت فردی اتخاذ می‌شود.
- داده‌های فراوانی دارند، اما از آن‌ها برای تصمیم‌گیری استفاده مؤثر نمی‌کنند.
- گزارش‌های متعدد تولید می‌کنند، اما این گزارش‌ها به تصمیم و اقدام منجر نمی‌شوند.
- نمی‌دانند کدام مسئله‌ها واقعاً باید در اولویت قرار گیرند.
- در تشخیص مشکلات نیروی انسانی، مشتریان، مخاطبان یا ذی‌نفعان خود با ابهام مواجه‌اند.
- برای طراحی داشبورد، رصدخانه، واحد تحلیل داده یا نظام تصمیم‌یار به نقشه راه نیاز دارند.
- می‌خواهند کارکنان و مدیران خود را برای کار با داده و استفاده از تحلیل‌های جدید توانمند کنند.